Які документи ФОПам потрібно зберігати 3 роки — у податковій пояснили

Податкова попередила ФОПів про зміни у зберіганні документів: термін 3 роки став обов’язковим. Це повідомлення викликало хвилю запитань серед підприємців щодо того, які саме папери потрібно тримати у архіві, як оформлювати електронні копії та які штрафи загрожують за недотримання нового правила. У цій статті розглянемо офіційні рекомендації податкової, перелік документів і практичні поради, щоб мінімізувати ризики під час перевірок.

Які документи мають зберігати ФОПи: офіційний перелік

Згідно з роз’ясненнями від податкової, обов’язковий термін зберігання для частини первинної документації становить 3 роки. До переліку віднесені документи, які підтверджують господарські операції, нарахування та сплату податків, а також документи, що підтверджують оплату послуг і закупівлі. Серед основних паперів, які слід зберігати, — касові та товарні чеки, акти виконаних робіт, договори з контрагентами, рахунки-фактури та накладні (за наявності): усе це має бути доступне під час камеральних або виїзних перевірок.

Окрему увагу слід приділити документам, що стосуються кадрових та бухгалтерських операцій: якщо ФОПи наймають працівників, необхідно зберігати трудові договори, розрахункові листи та платіжні відомості. Також важливо зберігати банківські виписки та платіжні доручення, які підтверджують рух коштів — ці документи часто перевіряють при зіставленні доходів і податкових зобов’язань.

Термін зберігання, винятки та електронні копії

Термін у 3 роки починає рахуватися від кінця податкового періоду, за який документація була складена або подана. Податкова наголошує, що для деяких типів документів можуть діяти інші строки зберігання, встановлені законодавством або галузевими нормами. Наприклад, архівні справи чи документи, пов’язані з довгостроковими договорами, можуть потребувати зберігання довше. Тому ФОПам варто консультуватися з бухгалтером або податковим консультантом у складних випадках.

Електронні копії документів мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови, що вони зберігаються у незмінному вигляді та доступні для перегляду. Рекомендується використовувати надійні сервіси з резервним копіюванням і журналом змін. При скануванні слід забезпечити якість зображень та збереження метаданих (дата, хто завантажив), адже під час перевірки податкова може вимагати підтвердження автентичності електронних файлів.

Існують також винятки: документи, які вже були перевірені і стосуються оскаржуваних рішень або судових справ, можуть зберігатися довше за рішенням органів або згідно з процесуальними нормами. Також податкова може продовжити строк зберігання документів у разі виявлення ознак порушення, щоб мати можливість провести додаткові перевірки.

Практичні поради для ФОПів і наслідки недотримання

Щоб відповідати вимогам, ФОПам радять систематизувати документи за роками та видами операцій, вести електронний каталог із зазначенням місця зберігання оригіналів, а також зберігати резервні копії на окремих носіях або хмарних сервісах. Важливо встановити внутрішній порядок зберігання та доступу до документів, щоб під час перевірки можна було оперативно надати необхідні папери.

Недотримання строків зберігання або відсутність документів може призвести до штрафів, донарахувань та ускладнень під час оскарження рішень. Податкова має право враховувати наявність або відсутність документів при формуванні висновків щодо правильності нарахування податків. Тому інвестиція часу у належну організацію архіву часто дешевша за можливі штрафи.

Завершуючи, варто підкреслити: оновлені правила зберігання дають зрозумілий орієнтир для ФОПів — термін 3 роки має стати стандартом для більшості первинних документів. Дотримання вимог податкової, правильне оформлення та збереження електронних копій допоможуть знизити ризики під час перевірок і забезпечити впевненість у фінансовій звітності бізнесу.