Оцифрування трудової книжки: як не втратити стаж

Українцям важливо своєчасно підготуватися до змін у системі обліку трудового стажу. До червня 2026 року громадяни повинні перевести свої паперові записи у цифровий формат, аби уникнути проблем із нарахуванням пенсій та інших соціальних виплат. У цій статті розглянемо, які кроки варто зробити зараз, як зберегти свій стаж і що чекатиме тих, хто ігноруватиме вимогу після завершення терміну.

Оцифрування трудової книжки — це процес переведення записів про трудову діяльність працівника в електронну форму, яка зберігається в державних реєстрах. Мета процедури — забезпечити надійність зберігання даних, прискорити обробку інформації для розрахунку пенсій, виплат і інших соціальних послуг, а також зменшити ризик підробок і втрат документів. Для працівника це означає, що історія роботи повинна мати підтвердження в електронній системі, щоб уникнути затримок із призначенням виплат.

Система передбачає взаємодію роботодавців, працівників і державних органів. Важливо, що перенесення даних має бути коректним — помилки в датах або в назвах посад можуть вплинути на розрахунок стажу і суму майбутньої пенсії. Тому при оцифруванні потрібно звертати увагу на достовірність записів і своєчасне внесення уточнень.

По-перше, перевірте наявність усіх записів у вашій паперовій трудовій книжці та їх відповідність тим даним, які вже існують у базах Пенсійного фонду чи інших реєстрах. Якщо ви працювали за відрядженням, за сумісництвом або мали перерви, переконайтеся, що ці періоди коректно відображені. Зверніться до попередніх роботодавців за необхідними виписками, якщо виявили пропуски.

По-друге, зберіть копії підтверджувальних документів: накази про прийом і звільнення, трудові договори, довідки про виконані роботи і періоди тимчасової непрацездатності. Ці документи знадобляться, якщо виникнуть спірні питання при оцифруванні інформації. Наявність паперових копій полегшує процес подання скарг або заяв на уточнення даних.

По-третє, користуйтеся офіційними каналами для подачі інформації та запитів. Реєстрація та перевірка даних через державні портали знижує ризик втрати інформації. Якщо працівник виявив помилку в оцифрованих даних, він має право звернутися до Пенсійного фонду або відповідного відомства з вимогою виправлення записів — для цього потрібні підтверджувальні документи.

Після спливу строку оцифрування, особи без належно перенесених записів ризикують зіткнутися з кількома проблемами. Найочевидніша — затримки або відмова в призначенні соціальних і пенсійних виплат через відсутність підтвердження робочого стажу в електронних реєстрах. Крім того, виправлення помилок пізніше може потребувати більше часу і ресурсів, ніж у випадку своєчасного внесення даних.

Інший ризик — автоматичні процеси: якщо система не знайде записів за певний період, це може призвести до формального зменшення стажу при розрахунку пенсії. Хоча механізми апеляції існують, вони не завжди працюють оперативно, і працівник може витратити місяці на відновлення справедливості. Тому ключова порада — не відкладати на останній момент і подбати про оцифрування завчасно.

Водночас держава зазвичай передбачає процедури для тих, хто пропустить первинний термін: можливість подачі заяви, перевірка документів і внесення коректив. Проте такі процеси супроводжуються додатковими перевірками і можуть вимагати особистої присутності або подання нотаріально завірених копій. Тому краще діяти проактивно.

Підсумок: щоб зберегти свої права на соціальні гарантії, необхідно уважно перевірити свій трудовий шлях, зібрати підтверджуючі документи і скористатися офіційними каналами для перенесення даних. Оцифрування — це не тільки технічна процедура, а й гарантія того, що виплати і пенсійні нарахування відображатимуться правильно. Час до До червня 2026 року працює на вашу користь — використайте його, аби уникнути зайвих ризиків.